Dijitalleşmenin artmasıyla birlikte, müşteriyle iletişim kurulan kanallar çeşitlenmiş; e-posta, SMS, çağrı merkezi, mobil uygulama, web sitesi gibi birçok farklı temas noktası ortaya çıkmıştır. Bu durum, iletişim izinlerinin yönetimini daha karmaşık hale getirmiştir. Türkiye’de Ticaret Bakanlığı öncülüğünde devreye alınan İleti Yönetim Sistemi (İYS), bu alandaki düzeni sağlamak ve tüketicinin tercihlerini korumak amacıyla oluşturulmuştur. Ancak bu sistemin etkinliği, işletmelerin İYS ile çift yönlü, tam entegre bir yapı kurmasına bağlıdır.
Neden Çift Yönlü Entegrasyon Gerekli?
İYS’nin temel işlevi, tüketicilerden alınan ticari elektronik ileti izinlerinin merkezi bir ortamda güvenli şekilde yönetilmesini sağlamaktır. Ancak burada kritik olan, sadece İYS’ye izin göndermek değil; aynı zamanda müşteri farklı kanallar üzerinden izinlerini kaldırdığında, bu tercihin de senkron bir şekilde tüm sistemlerden otomatik olarak kaldırılmasıdır.
Doğru Entegrasyonun Gerektirdikleri:
- Çift Yönlü Veri Akışı:
- Müşteri bir e-posta üzerinden “unsubscribe” işlemi gerçekleştirdiğinde bu bilgi İYS’ye anlık iletilmeli.
- Aynı şekilde İYS’den iletilen bir “ret” (iptal) bildirimi, çağrı merkezi, CRM, SMS gönderim aracı ve e-posta servis sağlayıcısı gibi sistemlerde de otomatik olarak güncellenmelidir.
- Tüm Kanallardan Toplanan İzinlerin Senkronizasyonu:
- Çağrı merkezi üzerinden alınan sözlü izin, sistem üzerinde kayıt altına alınarak İYS’ye aktarılmalı.
- Web sitesi veya mobil uygulama üzerinden alınan izinler, zaman damgası ve kaynağı ile belgelenerek İYS’deki izin kaydıyla tutarlı şekilde işlenmelidir.
- Ret (İptal) Mekanizmasının Güvenli ve Erişilebilir Olması:
- SMS üzerindeki kısa numaralarla “iptal” işlemi yapan kullanıcıların tercihi, diğer tüm iletişim platformlarına da anlık yansımalıdır.
- İYS ret servisi entegre edilerek, kullanıcının aldığı kararın sistem genelinde geçerli olması sağlanmalıdır.
VIA ile Beyan Yükümlülüğü Olmadan İzin Toplama
Bu noktada, VIA ürünü, kurumların İYS’ye entegrasyon sürecinde ihtiyaç duyduğu gelişmiş çözümleri sunar. VIA sayesinde:
- Kullanıcıdan farklı kanallar üzerinden (web, çağrı merkezi, e-posta, mobil vb.) alınan izinler, anında yasal olarak geçerli şekilde delillendirilir.
- Bu izinler, İYS’ye senkron şekilde aktarılır ve birden fazla platform arasında manuel eşleştirme ihtiyacını ortadan kaldırır.
- SMS firması kullanmadan, double opt-in (çift onay) süreçleri doğrudan İYS üzerinden yürütülebilir. Böylece hem maliyetler düşer, hem de veri güvenliği üst düzeye çıkar.
- Ret servisi entegrasyonu sayesinde, kullanıcıların iletileri reddetme işlemi tüm sistemlere aynı anda yansıtılır ve tekrar ileti gönderimi engellenir.
VIA’nın sunduğu bu yapı, özellikle izin süreçlerinde yasal riskleri minimize ederken, aynı zamanda müşteri deneyimini de iyileştirir.
UzmanIYS ile Entegre Yönetim Kolaylığı
Tüm bu süreçlerin tek bir panelden merkezi olarak yönetilmesi ise UzmanIYS ile mümkündür. UzmanIYS:
- İYS entegrasyon sürecinizi baştan sona yönetir,
- VIA ve diğer ürünlerle sorunsuz çalışır,
- Tüm kanallarınızdan toplanan izinlerin takibini ve yönetimini tek platform üzerinden yapmanızı sağlar.
Ayrıca API altyapısıyla, halihazırda kullanılan CRM, ERP veya kampanya yönetim araçlarıyla entegre çalışabilir. Böylece, ret ve onay verileri gerçek zamanlı işlenir ve uyumluluk riskleri ortadan kalkar.
Sonuç
Günümüzde iletişim izni yönetimi yalnızca bir zorunluluk değil, aynı zamanda kurumsal itibar ve müşteri sadakati açısından da stratejik bir öneme sahiptir. İYS entegrasyonunun doğru şekilde yapılması, yalnızca izin gönderimiyle sınırlı kalmayıp, tüm izin/ret verilerinin senkron şekilde tüm sistemlerde güncellenmesini de içermelidir.
Uzman CRM olarak bizler Ticaret Bakanlığı tarafından yetkilendirilmiş resmi İYS entegratörü olarak VIA ve UzmanIYS gibi yenilikçi çözümlerle, bu süreci hem teknik hem de yasal olarak sorunsuz bir hale getirirken, firmaların sürdürülebilir ve güvenli iletişim stratejileri oluşturmasına katkı sağlamaya devam etmekteyiz.
